Quanto maior o número de funcionários de uma organização, mais complexo fica o relacionamento e a comunicação entre as equipes. Mais processos são criados entre as pessoas e todos ficam suscetíveis à confusão e a mal-entendidos.

Quer ter uma ideia clara da dimensão do problema?

• Um estudo realizado com 300 empresas de grande porte, aponta que somente 33% executam todos os projetos que foram planejados.
• O cumprimento de prazos e constantes mudanças de escopo são fatores citados por entrevistados como motivos pelo fracasso nos projetos.
• Mesmo com as facilidades na era da tecnologia e telecomunicações, como blogs, redes sociais, internet 3G, a comunicação ainda é um problema para grande parte das empresas.

Esses são dados de uma edição do Estudo de Benchmarking em Gestão de Projetos, desenvolvido pelo Project Management Institute Brasil (PMI).

À medida que a empresa cresce e alinha os objetivos, muitas pessoas acabam não acompanhando. Com isso, a organização perde duas coisas essenciais na conquista dos lucros:

1. Resultados (em todos os indicadores);
2. Potencial dos stakeholders.

Tudo isso porque a empresa cresceu e não alinhou os novos objetivos com todos os envolvidos pelos resultados. Por conta dessa falha, uma empresa pode ficar até um tempo mantendo a linha, mas alguns detalhes vão se perdendo e podem até virar uma bola de neve...

Os KPI’s caem e a rotatividade aumenta, o que pode vir a causar um enorme prejuízo financeiro e prejudicar a forma com que a organização é vista pelos clientes.

Como evitar esse problema de comunicação?

A melhor maneira de medir o desempenho é usando o poder do feedback positivo e negativo.

No universo corporativo, o feedback nada mais é do que o parecer sobre uma pessoa ou grupo de pessoas com o intuito de avaliar o desempenho na realização de uma tarefa. Esta ação, segundo um estudo global do Top Employers Institute, feito com 600 empresas em 99 países, é considerada como a melhor forma de medição de desempenho pelos profissionais.

Entre os entrevistados, a maioria afirmou preferir processos mais transparentes de estabelecimento de metas e feedbacks mais frequentes dentro de processos de avaliação, em comparação às tradicionais revisões anuais de performance.

O feedback positivo, por exemplo, é uma maneira de reforçar os objetivos e evitar que os gerentes, supervisores, colaboradores ou vendedores acabem seguindo um caminho contrário ao crescimento da empresa.

Claro que o feedback positivo é mais importante quando se fala apenas dos envolvidos internamente com a empresa; mas é preciso considerar manter essa rotina também com os stakeholders da organização.

Se você sente que sua empresa está em apuros quando se trata de indicadores, significa que a comunicação está funcionando igual a um “telefone sem fio”:

• O diretor passa uma informação, de forma misteriosa, para seus gerentes;
• Os gerentes repassam a informação da maneira que entenderam para os supervisores;
• Os supervisores acabam entendendo a meta de forma diferente que realmente é, e por isso cobram “resultados” irrelevantes para o operacional;
• O nível operacional se esforça para entregar um resultado que não condiz com a necessidade da empresa, apenas porque não sabe exatamente quais pontos positivos podem desenvolver para atingir a meta.

O papel do feedback positivo em uma empresa é evitar que as informações passem de um para o outro e, no final, os objetivos e metas estejam totalmente distorcidos.

Feedback é papel de Recursos Humanos?

Na verdade, tudo vai depender de quem vai receber o feedback positivo. Não é comum que um diretor aplique o feedback em alguém do nível operacional, por exemplo.

Isso porque os diretores olham o macro e à medida que vai passando para os gerentes e supervisores, as informações vão se afunilando até aparecer realmente a linha de frente e o que está saindo errado para a falha no cumprimento da meta.

O papel dos gestores (gerência e supervisão) é aplicar o feedback nos colaboradores, a fim de encontrar potenciais a serem “garimpados” e utilizados a favor dos resultados.

Como a cadeia do feedback positivo funciona em uma grande empresa?

1. Diretor passa o feedback positivo para a gerência;
2. Da gerência a informação vai, de forma clara, para o supervisor;
3. O supervisor aplica feedbacks nos operadores, a fim de extrair os melhores e mais rápidos resultados.

Portanto, o feedback positivo tem que fazer parte da primeira cadeia (do diretor para a gerência); essa é a única forma de garantir que todos os outros envolvidos terão a chance de usar seus potenciais na direção certa.

O setor de RH deve entrar quando for algo maior ou até mesmo quando o feedback for algo negativo – apenas para as sanções disciplinares.

Segredos para ter um bom feedback positivo

Alguns colaboradores se sentem envergonhados por causa do feedback positivo ou negativo. Por isso, os seus gerentes ou supervisores precisam usar duas bases como estratégia. Acompanhe a seguir:

1 - Uso de KPIs

Sempre que houver um feedback positivo, é importante que não seja apenas um “Parabéns, você está no caminho certo”, mas que realmente quem for aplicar a ferramenta, entenda o objetivo.

Supondo que seja o feedback de um diretor para o gerente: ele observa que o gerente tem vários pontos positivos, mas que o poder de influenciar e liderar é o maior deles...

Se esse gerente já usa isso para ajudar nos resultados, mas ainda pode melhorar muito essa habilidade, o diretor deve mostrar o caminho certo para isso.

Portanto, é importante que o feedback positivo tenha um objetivo e que seja sempre acompanhado de dados reais.

Se for com alguém do nível tático, por exemplo, a performance de qualidade ou quantidade de vendas pode ser ideal para alavancar os resultados dele.

2 - Um encontro mensal para ajustes e mudanças de rotas

É importante garantir uma rotina de feedback positivo, porque os seus objetivos, metas e estratégias, podem mudar constantemente. Então os envolvidos precisam estar alinhados na mesma direção que os diretores e gerentes.

À medida que a conversa vai ficando contínua, é comum que as partes (gerente ou supervisor, com o colaborador) fiquem mais à vontade.

E essa relação é essencial para manter uma boa comunicação em toda a empresa. Isso vai de toda a parte estratégica (diretores, gerentes, supervisores) até a parte tática (vendedores, operadores, colaboradores).

Evite o telefone sem fio e garanta um feedback positivo que dê resultados

Se você entendeu, hoje, que independente do tamanho da sua empresa, o feedback é essencial para você ter resultados e garantir não apenas uma marca, mas uma rotina de resultados, precisa de um acompanhamento profissional.

Por isso, não fique parado e nem deixe os seus resultados caírem; converse com um dos consultores da T4 Consultoria e aplique uma cultura de sucesso na sua empresa.